Diane Chevalier, responsable des études à l’ESCE : “une vraie sérénité d’esprit pendant les sessions d’examen”

 

En tant que responsable des études à l’ESCE, Diane Chevalier s’occupe de l’organisation des examens des étudiants. Depuis plusieurs années, l’Ecole Supérieure de Commerce Extérieur et Exatech travaillent en collaboration pour la surveillance. Elle a accepté de témoigner de son expérience-métier.

 

Bonjour Diane Chevalier. Vous êtes responsable des études au sein de l’ESCE. Pouvez-vous nous dire en quoi consiste votre travail ?
Je travaille sur le programme Master de l’EPGE au niveau de la gestion des études. Je coordonne une équipe de 5 personnes, soit une assistante de scolarité par année. Je prends le relais s’il y a besoin, viens en support, veille à n’oublier aucune échéance.

 

En quoi les examens sont-ils un élément majeur de la vie scolaire des étudiants de l’ESCE ?
C’est un événement majeur car il concerne toutes les populations, tous les ans, à chaque semestre, et qui compte pour 60 % de la notation finale sur chaque matière, même si il y a quelque cas particulier.

 

Vous assurez le bon déroulement des examens. Pouvez-vous nous expliquer comment s’organisent ces examens ?
Deux services différents travaillent en binôme : la gestion des études (mon équipe) et la planification, tous deux rattachés à la direction des études. La première étape va être de planifier les examens : il faut adapter le planning d’examen en fonction des disponibilités de chacun et veiller à ce qu’aucun examen ne se chevauche. Je dresse un listing de tous les examens à prévoir indépendamment des années et le remet ensuite au service Planification. Nous prenons en compte toutes les contraintes : celles des Erasmus qui prennent des cours à la carte, les jours off des étudiants, notamment des apprentis qui ne sont présents que quelques jours. A cela s’ajoutent les contraintes de salle. En parallèle, je monte les emplois du temps de rattrapage qui interviennent sur les mêmes périodes.

 

Quelles précautions prenez-vous pour le bon déroulement des examens ?
Notre service veille à ce qu’il n’y ait pas de clash d’emploi du temps. Je reprends tous les examens un par un en vérifiant le nombre de promotion, l’adéquation des salles, la programmation des examens, et je demande à chacune des assistantes de scolarité de faire la même chose par année. Je finalise l’emploi du temps pour l’adresser ensuite à la société Exatech qui prend le relais pour le recrutement des surveillants.

 

J’organise cela le plus tôt possible pour des questions évidentes de confort dans l’organisation, environ 8 semaines en amont des examens. Je fais le maximum de strates de vérification afin d’éviter de faire des modifications ensuite, car cela impliquerait de modifier les commandes. Une fois le retour d’Exatech, Je vérifie le nombre de surveillant par jour.

 

Comment s’organise votre collaboration ? J’imagine qu’il est important d’avoir une entière confiance en toutes les personnes qui travaillent dans l’organisation de ces événements.

J’ai un contact dédié depuis le début, et ça fonctionne très bien. Cette personne connait notre façon de fonctionner, son expérience permet aussi de me signaler des petites anomalies. Nous avons une communication très fluide, que ce soit par email ou par téléphone. Les interlocuteurs ne sont pas démultipliés ce qui permet un suivi simple. Et ils sont toujours joignables, ce qui est très appréciable.

 

En ce qui concerne la surveillance, nous avons un surveillant général qui est toujours la même personne sauf en cas de chevauchement d’heure. Elle connait parfaitement l’école, tant les locaux que nos examens. Elle est un réel support pendant ces sessions. Evidemment elle connait aussi très bien tous les surveillants, fait le tour des salles et veille à ce que les consignes soient bien appliquées. Elle briefe les nouveaux surveillants selon nos règles d’examen. Je n’ai même pas à me soucier du fait qu’un surveillant soit en retard, car elle prend tout en main de A à Z. Grâce à cela nous avons une vraie sérénité d’esprit pendant les sessions d’examen.

 

Merci à Diane Chevalier et à l’ESCE