La correction d’examens, de concours et de sélections peut rapidement devenir complexe lorsque les candidats sont répartis sur plusieurs sites, voire dans différents pays.Envois postaux des copies, déplacements des correcteurs, manutention, délais de traitement, saisie des résultats : la gestion traditionnelle des corrections implique de nombreuses opérations qui peuvent ralentir le processus et multiplier les risques.Pour répondre à ces enjeux, la Direction des ressources humaines de l’Armée de l’Air et de l’Espace (DRHAAE) a fait le choix de dématérialiser la correction de ses examens, sélections et concours.Depuis janvier 2021, la DRHAAE utilise la solution Viatique Correction d’Exatech pour gérer et corriger ses copies et ses cartes-tests QCM.Dans cet entretien, le Commandant Philippe B., alors chef de la Division des Examens, Sélections et Concours (DESC), revient sur les enjeux de cette transformation et sur les bénéfices concrets de la dématérialisation des corrections.
La Division des Examens, Sélections et Concours de l’Armée de l’Air et de l’Espace
Pouvez-vous présenter votre division et les examens, sélections et concours qu’elle organise ?
La Division des Examens, Sélections et Concours (DESC), rattachée au bureau activités de la formation (BAF) de la sous-direction emploi formation (SDEF), est composée d’une cellule coordination des activités chargée de l’harmonisation des processus et du contrôle interne de la division, ainsi que de deux sections : la section officiers et la section sous-officiers et militaires du rang.
À la tête de chacune de ces sections se trouve un officier. Chaque section est composée de six personnes, parmi lesquelles des sous-officiers, des militaires du rang et du personnel civil.
Ma division est chargée chaque année de l’organisation d’environ 20 examens, sélections et concours externes et internes au profit du personnel militaire de l’Armée de l’Air et de l’Espace (AAE).
Selon la nature de l’examen, les candidats composent soit sur leur site d’affectation, soit au centre unique des sélections, examens et concours de l’AAE situé sur la base aérienne de Tours.
Des centres hors métropole peuvent également être ouverts selon le stationnement et les contraintes opérationnelles des candidats : Émirats arabes unis, Nouvelle-Calédonie, Polynésie, Djibouti, Guyane, Sénégal, ambassades, Belgique, Italie, etc.
Les examens, sélections et concours organisés par l’AAE comportent des épreuves écrites, orales et sportives, selon les modalités définies par leur réglementation et les objectifs à atteindre.
Des préparations avec des prestataires extérieurs peuvent également être proposées pour les épreuves écrites et/ou orales. Ces préparations peuvent être organisées en présentiel ou sous forme dématérialisée.
Des examens et concours aux enjeux importants pour les candidats
Quels sont les enjeux des concours pour les personnes qui s’y inscrivent et quels sont les profils des candidats ?
Nos examens, sélections et concours participent au recrutement des futurs officiers issus du civil, mais permettent également aux militaires d’évoluer professionnellement et promotionnellement.
En ce sens, ils constituent un véritable outil RH pour l’Armée de l’Air et de l’Espace, mais également un moyen d’évolution professionnelle pour les aviatrices et aviateurs.
L’enjeu est de s’assurer qu’au travers de ces épreuves, les candidats disposent des compétences nécessaires pour faire face à la scolarité ou aux stages de formation qui les attendent.
Les profils sont variés. Pour les concours de recrutement externes et internes d’officiers, les candidats disposent notamment de niveaux de diplôme différents. Pour les examens de promotion professionnelle, des conditions spécifiques sont définies en fonction de leurs parcours et de leurs métiers au sein de l’AAE.
Pourquoi dématérialiser la correction des examens et concours ?
Qu’est-ce que la dématérialisation des corrections a apporté ? Quels sont les avantages concrets dans votre organisation ?
L’objectif premier était d’innover et de moderniser nos méthodes de correction.
Avant la mise en place de Viatique Correction, la correction des copies et des cartes-tests QCM s’effectuait sur format papier, avec des envois postaux et des déplacements.
Cela impliquait des allers-retours entre des lieux parfois éloignés géographiquement, aussi bien pour les correcteurs que pour les copies. Cette organisation engendrait des contraintes de temps, des manutentions importantes et la mobilisation de nombreux moyens humains.
Les facteurs de risque étaient également multipliés : pertes, erreurs, délais non respectés, etc.
L’organisation était certes rodée, mais il restait toujours possible qu’un « grain de sable » vienne remettre en question le bon déroulement d’un concours ou d’un examen.
Depuis janvier 2021, la DRHAAE dispose avec Viatique Correction d’un véritable outil numérique de gestion et de correction des copies et des cartes-tests.
Les avantages sont nombreux : accélération et fiabilisation des résultats grâce à la suppression de la saisie manuelle, réduction des délais, diminution des manipulations et des envois de copies, suppression d’une partie de la manutention et de la logistique liées à la gestion physique des copies.
Le suivi et les échanges entre les différents concepteurs, correcteurs et la DRHAAE sont également facilités.
Enfin, nous disposons d’informations en temps réel sur l’avancement des corrections, ce qui permet d’en assurer le bon déroulement.
Quels sont les principaux bénéfices de la correction dématérialisée ?
La dématérialisation permet notamment :
de réduire les déplacements des correcteurs ;
de limiter les envois physiques de copies ;
de diminuer la manutention et la logistique associées aux copies papier ;
d’accélérer le traitement des corrections ;
de limiter les opérations de saisie manuelle ;
de suivre l’avancement des corrections ;
de faciliter les échanges entre les équipes ;
de disposer d’une meilleure visibilité sur le processus de correction.
Une solution de correction adaptée aux différents utilisateurs
Les différents utilisateurs sont-ils satisfaits de ce dispositif ?
Oui, sans aucun doute.
Pour la DRHAAE, la numérisation représente une avancée majeure. L’outil est performant et simple d’utilisation.
Le fait d’être guidé à chaque étape du processus est sans conteste un plus. La distribution numérique des copies est aisée et, côté correction et notation, le processus est fluide.
La saisie des barèmes est possible du plus simple au plus détaillé, permettant une correction adaptée à différents types d’épreuves, qu’elles soient littéraires ou scientifiques.
Quels avantages pour les correcteurs ?
Côté correcteurs, ils peuvent désormais procéder à la correction en heures ouvrables comme non ouvrables, limitant ainsi les déplacements et les périodes bloquées spécifiquement dédiées à la correction.
Ils peuvent également échanger avec la DRHAAE depuis leur espace dédié, ce qui permet d’apporter des réponses avec diligence et précision.
Enfin, le suivi informatique permet de s’assurer à distance de l’avancée des travaux et de l’harmonisation des notes attribuées.
Un accompagnement adapté au déploiement de la correction dématérialisée
Y a-t-il eu des développements spécifiques pour votre organisation ? Êtes-vous satisfaits de l’accompagnement d’Exatech ?
Nous avons été accompagnés par Exatech tout au long de la phase de montée du projet.
Que ce soit en amont – avec notamment la note de cadrage, les modèles de copies d’examen et de cartes-tests adaptés ou encore les formations à distance — ou en aval, pendant la phase de correction, nous avons bénéficié d’un accompagnement adapté à nos besoins.
Les différents supports pédagogiques proposés par Exatech, notamment pour les responsables pédagogiques, la distribution, la correction, la notation, la re-correction des copies et l’harmonisation, nous ont permis d’appréhender sereinement les différentes étapes du processus.
Nous avons même pu, dans le cadre de nos concours sur titres avec examen de dossiers, permettre la dématérialisation de la phase d’admissibilité.
La collaboration avec Exatech est vraiment excellente. Xavier Dechaume a toujours répondu présent et a ainsi mis son expertise au profit de la DRHAAE.
Cette disponibilité et ce soutien ont permis à mon équipe et à moi-même d’appréhender sereinement Viatique Correction et ses différents aspects.
Un accompagnement de la préparation à la correction
Le déploiement d’une solution de correction dématérialisée ne consiste pas uniquement à mettre en place un outil numérique.
La préparation des supports, la définition des processus, la formation des utilisateurs et l’accompagnement pendant les premières corrections sont autant d’étapes importantes pour assurer la réussite du projet.
L’expérience de la DRHAAE illustre l’importance de cet accompagnement dans la transformation d’un processus de correction papier vers une organisation numérique.
Dématérialiser la correction de ses examens et concours avec Exatech
Le retour d’expérience de la DRHAAE montre qu’une solution de correction dématérialisée peut transformer en profondeur l’organisation des examens, sélections et concours.
En remplaçant une partie des flux physiques par un processus numérique, les équipes peuvent notamment simplifier la gestion des copies, faciliter le travail des correcteurs à distance et disposer d’un meilleur suivi de l’avancement des corrections.
La dématérialisation répond ainsi particulièrement aux enjeux des organisations qui doivent gérer des volumes importants de copies ou coordonner des correcteurs et des candidats répartis sur plusieurs sites.
Exatech accompagne les universités, grandes écoles, administrations, organismes de certification et autres structures dans la modernisation de leurs processus de correction.
À noter : cette interview a été réalisée dans le cadre du déploiement de Viatique au sein de la DRHAAE. Certaines informations relatives à l’organisation de la division, aux concours et aux modalités présentées correspondent au contexte de l’entretien et peuvent avoir évolué depuis.