Diane Chevalier, responsable des études à l’ESCE : “une vraie sérénité d’esprit pendant les sessions d’examen”

 

En tant que responsable des études à l’ESCE, Diane Chevalier s’occupe de l’organisation des examens des étudiants. Depuis plusieurs années, l’Ecole Supérieure de Commerce Extérieur et Exatech travaillent en collaboration pour la surveillance. Elle a accepté de témoigner de son expérience-métier.

 

Bonjour Diane Chevalier. Vous êtes responsable des études au sein de l’ESCE. Pouvez-vous nous dire en quoi consiste votre travail ?
Je travaille sur le programme Master de l’EPGE au niveau de la gestion des études. Je coordonne une équipe de 5 personnes, soit une assistante de scolarité par année. Je prends le relais s’il y a besoin, viens en support, veille à n’oublier aucune échéance.

 

En quoi les examens sont-ils un élément majeur de la vie scolaire des étudiants de l’ESCE ?
C’est un événement majeur car il concerne toutes les populations, tous les ans, à chaque semestre, et qui compte pour 60 % de la notation finale sur chaque matière, même si il y a quelque cas particulier.

 

Vous assurez le bon déroulement des examens. Pouvez-vous nous expliquer comment s’organisent ces examens ?
Deux services différents travaillent en binôme : la gestion des études (mon équipe) et la planification, tous deux rattachés à la direction des études. La première étape va être de planifier les examens : il faut adapter le planning d’examen en fonction des disponibilités de chacun et veiller à ce qu’aucun examen ne se chevauche. Je dresse un listing de tous les examens à prévoir indépendamment des années et le remet ensuite au service Planification. Nous prenons en compte toutes les contraintes : celles des Erasmus qui prennent des cours à la carte, les jours off des étudiants, notamment des apprentis qui ne sont présents que quelques jours. A cela s’ajoutent les contraintes de salle. En parallèle, je monte les emplois du temps de rattrapage qui interviennent sur les mêmes périodes.

 

Quelles précautions prenez-vous pour le bon déroulement des examens ?
Notre service veille à ce qu’il n’y ait pas de clash d’emploi du temps. Je reprends tous les examens un par un en vérifiant le nombre de promotion, l’adéquation des salles, la programmation des examens, et je demande à chacune des assistantes de scolarité de faire la même chose par année. Je finalise l’emploi du temps pour l’adresser ensuite à la société Exatech qui prend le relais pour le recrutement des surveillants.

 

J’organise cela le plus tôt possible pour des questions évidentes de confort dans l’organisation, environ 8 semaines en amont des examens. Je fais le maximum de strates de vérification afin d’éviter de faire des modifications ensuite, car cela impliquerait de modifier les commandes. Une fois le retour d’Exatech, Je vérifie le nombre de surveillant par jour.

 

Comment s’organise votre collaboration ? J’imagine qu’il est important d’avoir une entière confiance en toutes les personnes qui travaillent dans l’organisation de ces événements.

J’ai un contact dédié depuis le début, et ça fonctionne très bien. Cette personne connait notre façon de fonctionner, son expérience permet aussi de me signaler des petites anomalies. Nous avons une communication très fluide, que ce soit par email ou par téléphone. Les interlocuteurs ne sont pas démultipliés ce qui permet un suivi simple. Et ils sont toujours joignables, ce qui est très appréciable.

 

En ce qui concerne la surveillance, nous avons un surveillant général qui est toujours la même personne sauf en cas de chevauchement d’heure. Elle connait parfaitement l’école, tant les locaux que nos examens. Elle est un réel support pendant ces sessions. Evidemment elle connait aussi très bien tous les surveillants, fait le tour des salles et veille à ce que les consignes soient bien appliquées. Elle briefe les nouveaux surveillants selon nos règles d’examen. Je n’ai même pas à me soucier du fait qu’un surveillant soit en retard, car elle prend tout en main de A à Z. Grâce à cela nous avons une vraie sérénité d’esprit pendant les sessions d’examen.

 

Merci à Diane Chevalier et à l’ESCE

Surveillant d’un concours : un rôle essentiel

 

Si le rôle communément admis du surveillant est de veiller à ce que personne ne triche, il est en réalité un véritable pilier de l’organisation des examens et concours.

 

Durant les examens et les concours, l’égalité des chances entre tous les participants au concours doit être respectée : il incombe à l’équipe organisatrice de s’en assurer. Le surveillant est l’un des acteurs majeurs de la garantie d’équité. De fait, la qualité principale des surveillants est son attention. Les surveillants doivent toujours avoir les yeux sur les candidats dans la salle afin de détecter les anomalies. Toute activité est ainsi proscrite pour le surveillant en poste, de même que l’utilisation du téléphone.

 

Dans des salles pouvant accueillir jusqu’à 30 000 candidats, veiller sur le bon déroulement des compositions nécessitent de rester debout et de se déplacer constamment. Les surveillants parcourent parfois plusieurs kilomètres par jour! Ils contribuent également à la préparation de la salle avant et après chaque épreuve. Leur amplitude horaire est donc large, en tout cas supérieure à celle du candidat. Ce poste requiert donc une bonne condition physique.

 

On n’oublie souvent que le surveillant est également celui qui veille aux différents besoins des candidats. Il distribue les sujets d’examen, donne les copies de brouillon lorsque le candidat n’en a plus, lui permet de se déplacer en cas d’urgences… Il est donc le principal contact du candidat lors de la passation de l’examen.

 

Mais les échanges lors des temps d’attente sont évidemment brefs, la neutralité est de mise! Anne, qui a été surveillante sur un concours d’admission aux grandes écoles d’ingénieurs, avoue qu’il est parfois difficile de ne pas encourager les candidats “les jeunes sont souvent stressés, mais notre rôle n’est pas de les rassurer. Nous avons un devoir de réserve, car si nous sympathisons avec un candidat nous pourrions nous reprocher de le connaitre, donc d’être plus tolérant avec lui”. Un rôle clé qui demande donc mesure et distance, d’où l’importance du recrutement d’une équipe de professionnels.

 

Réduire le surveillant à son rôle anti-triche est donc erroné : c’est un poste pilier aux tâches diversifiées qui demande patience, attention et une bonne condition physique, et qui ne s’improvise pas!

Exatech au club des entrepreneurs 3.0

 

Start up et grands comptes se sont réunis à l’Agence Sud Innovation (Banque Populaire) au cœur de la région Occitanie le 18 avril.

 

L’occasion de rencontrer le directeur de la French Tech Méditerranée, nouvelle association basée à Montpellier, et de parler de notre expertise commune avec d’autres acteurs de la French Tech.

 

Une matinée sous les auspices de l’innovation et de l’adaptabilité, comme en témoigne cette citation de Mark Zuckerberg reprise dans une présentation “Le plus grand risque est de n’en prendre aucun… Dans un monde qui change si rapidement, la seule stratégie qui vous mènera à l’échec est celle consistant à ne jamais prendre de risque”.

 

Parmi les thèmes discutés, le digital comme valeur ajoutée ou l’innovation comme nécessité. Des problématiques dont les directeurs présents sont forcément conscients.

 

Une belle dynamique en Occitanie dont Exatech est heureux de faire partie!

 

 

Bravo à l’équipe Exatech qui a couru le Marathon !

 

La ville de Montpellier a encore fait la part belle au sport pour ce premier week-end de printemps. EXATECH était présent avec Mathieu, Thierry, Pascal, Xavier, Stéphane et Serge qui ont pris le départ du Marathon en relai ce dimanche 25 mars. Nos champions, qui ont fait preuve d’un bel esprit d’équipe en assurant parfaitement les relais, ont couru plus de 42 kilomètres en 3h32. Nous sommes très fiers de notre équipe qui est arrivée 78ème sur plus de 370 équipes participantes!

 

Près de 5000 coureurs ont pris le départ de la 8édition ce dimanche. Ils sont partis depuis la place du Nombre d’Or à Montpellier et ont traversé Lattes, Palavas-les-Flots, Mauguio-Carnon, Pérols et Castelnau-le-Lez. Bravo à tous les participants pour ce bel effort.

Euroconcours, Neoptec et Exaco s’unissent et deviennent Exatech

Réunissant 3 sociétés expertes des examens et concours, la société EXATECH a une double activité complémentaire : l’organisation d’événements et l’édition de logiciels.

 

L’ancien directeur d’Euroconcours et de Neoptec, Frédéric DALLIAS, devient directeur général. Il est secondé par Arnaud RADENAC, directeur du département « Examen et Concours », et Thierry CATANZANO, directeur adjoint du Département Solutions Numériques.

 

La société EXATECH regroupe 40 salariés, répartis dans les locaux de Paris, Antony et Montpellier.

 

Toute l’équipe est heureuse de vous présenter son nouveau site web!